Afstemning af løn og årsafslutning
Når året er omme og den sidste måneden er på kalenderen, er det tid til afstemning af løn for hele året. Nogle virksomheder har lovpligtig revision og skal der udarbejde dokumentation for den bogførte løn.
Afstemning af løn kan opdeles i to:
- Afstemning mellem bogføring og lønsystem
- Afstemning mellem lønsystem og SKAT/eindkomst
Afstemning mellem bogføring og lønsystem
Efter hver lønkørsel, skal du bogføre lønnen i virksomhedens økonomisystem. Dette kan gøres manuelt efter bogføringsrapporten fra lønsystemet. Alternativt kan du opsætte lønsystemet, til automatisk at overføre posteringerne til økonomisystemet. Dette kræver dog opsætning i begge systemet, men kan bestemt være tiden værd.
Du kan afstemme bogføringen til lønsystemet hver måned eller hver kvartal. Du kræver blot du har adgang til virksomhedens økonomisystem og lønsystem. Nederst i artiklen finder du en skabelon til afstemning af løn.
Hvis der er differencer mellem bogføring og lønsystem
Dette kan skyldes, at en eller flere lønkørsler er bogført på forkerte konti i økonomisystemet. Ellers kan det være fordi, at alle lønkørsler ikke er medtaget i bogføringen.
Prøv at gennemgå alle månederne og kontrollere, at alle lønkørsler er medtaget og bogført korrekt. Derudover kan du også gennemgå de forskellige lønkonti og kontrollere, at der ikke er bogført andet end lønposteringer.
Afstemning mellem lønsystem og eindkomst
For at afstemme lønnen mellem lønsystemet og eindkomst, skal du bruge dine lønopgørelser og udskifter fra lønsystemet. Derudover skal du bruge en afstemningsliste fra eindkomst, det kræver du har adgang til ”Tast Selv Erhverv”. Du kan se hvordan du trækker afstemningslisten fra eindkomst i denne vejledning.
Med udskifter fra lønsystemet og afstemningslisten fra eindkomst kan du afstemme din lønkørsel. Du kan både afstemme månedsvis, kvartalsvis eller for et helt år.
Nederst i artiklen finder du en skabelon til afstemning af løn.
Hvis der er differencer mellem lønsystem og eindkomst
Dette kan skyldes, at der er lavet manuelle korrektioner i eindkomst. Rettelser i eindkomst bliver ikke bogført lønsystemet. Hvis du laver manuelle korrektioner og rettelser i eindkomst, bør du altid gemme en kopi og noterer det i din lønafstemning.
En difference kan også skyldes, at du har indberettet på et ikke eksisterende CPR-nummer. Hvis lønsystemet ikke kan kontrollere CPR-nummeret, vil du risikere at SKAT afviser indberetningen.
Prøv at gennemgå månederne én for én og kontrollere, at alle lønkørsler stemmer.
Dokumentation til revision
Skal du have et årligt besøg af virksomhedens revisor, kan du med fordel finde dokumentation for følgende:
- Udskrift af sumoplysninger for lønperioden fra eindkomst
- Udskrift fra lønsystem år til dato for lønperioden
- Opgørelse af indefrosne feriemidler
- Udskrift af skyldige lønposter pr. statusdato
- Udskrift fra feriekonto pr. statusdato
- Udskrift fra ATP og samlet betaling
Opsummering
- Afstem løbende lønkørslen, dette gør det nemmere at afstemme hele året.
- Det er okay at have en difference, hvis bare du kan forklare den.