Optimer din lønadministration

Med tiden bliver lønindberetning en rutine. Vi gør ”som vi plejer” og det kan være svært, at gøre tingene anderledes og se nye muligheder. Optimering, processer, effektivisering. Det lyder svært og uoverskueligt, men du kan faktisk optimer din lønadministration med små ændringer.

Udnyt alle systemer

Nogle virksomheder bruger desværre kun en brøkdel, af de funktioner som deres systemer kan. Derudover udnytter mange ikke muligheden, at systemerne faktisk kan snakke sammen.

1. Brug en APP: Mange lønsystemer kommer i dag med en APP. Dette gør det muligt, at medarbejderen selv kan indrapporter udlæg og kørselsgodtgørelse direkte til lønsystemet.
2. Importer automatisk: Bruger du et timeregistrerings- eller sagssystem kan du formentligt importere løntimerne direkte til lønsystemet. Nogle timesagssystemer kan også udregne evt. overtid eller forskudstidstillæg.
3. Digital ferieregnskab: Udnyt endelig, at lønsystemet kan hjælpe dig med ferieregnskabet. Få også medarbejderne til aktiv selv at melde ferie, enten via APP eller timesagssystem.
4. Eksporter automatisk: Langt de fleste lønsystemer kan overføre løndata direkte til økonomisystemet. Dette minimere risikoen for fejlposteringer. Kræver kun opsætning en gang.
5. Digital lønseddel: Der er mange muligheder for udlevering af lønsedlen. Hvis du ikke allerede nu sender dem på e-boks, e-mail eller til en APP. Så er det på tide at komme i gang.
6. Automatisk løn: Hvis du har ensartet lønninger hver måned, kan du med fordel opsætte automatiske lønkørsler. Dette kan frigive tid til andre opgaver.

Det kan også være, at du når til den konklusion, at du bør udskifte dit lønsystem eller timesagssystem. Det er vigtigt du vælger de rette systemer, der passer til jeres virksomhed, så du kan optimer din lønadministration.

Beskriv alle arbejdsgange

En rigtigt god øvelse, er at lave en arbejdsbeskrivelse af hele lønprocessen. Her prøver du at klarlægge hvordan virksomheden håndter lønadministrationen. Dette kan virke lidt mærkelig, men det kan hjælpe med at få overblikket, om hvordan arbejdet foregår og belyse steder som skal forbedres.

1. Beskriv dine arbejdsprocesser som f.eks. hvem og hvor mange er ansvarlig for lønnen, hvordan indhentes oplysninger, hvor lang tid tager hele lønindberetning, hvem skal godkende, bestemte tidsfrister, typiske fejl og mangler. Kom rundt om hele processen og forhold dig kritisk til dine egne arbejdsgange.
2. Derefter skal du prøve at gennemskue om hele lønprocessen bliver gjort optimalt? Det er sku lettere sagt end gjort! men prøv alligevel : – ) Det kan være svært at gennemskue, hvad du selv kunne gøre anderledes, når du har gjort det i flere år. Derfor kan du med fordel prøve at inddrage en kollega.
3. Denne arbejdsbeskrivelse kan efterfølgende også være en hjælp til andre, hvis den lønansvarlig er sygemeldt eller på anden måde fraværende.

En arbejdsbeskrivelse kan være medvirkende til, at klarlægge om lønadministrationen kører optimalt. Er der områder der skal stammes op eller er virksomheden sårbar med kun en person der har kendskab til løn.

Hvorfor gør du ikke noget?

”Jeg har ikke lige tid denne måned, men til næste løn…” Hvis er er ting du gerne vil ændre, kan det kun anbefales at komme i gang. ”Jamen lønnen kører jo okay og medarbejderne får deres løn”. Ja, og hvis det er målet og du har masser af tid, skal du heller ikke ændre på noget. Men næsten alle kan spare tid og dermed penge, ved at optimere deres lønadministration.

Opsummering:

• Brug tid på systemerne og undersøg om du bruger dem fornuftigt.
• Udarbejd en arbejdsbeskrivelse af hele lønadministrationen.
• Ved smart lønadministration bruger du 90% af tiden på at kontrollere og 10% på indtastning, ikke omvendt.
• Vil du vide mere om lønadministration? Deltag i Lønkursus Del 1 – Grundlæggende løn.